Datenschutzerklärung

1. WORUM GEHT ES IN DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG?

Die Pico Vorsorge AG, Güterstrasse 133, 4053 Basel (die "Pico" oder nachstehend auch "wir", "uns") beschafft und bearbeitet Personendaten, insbesondere Personendaten über die Destinatäre, Stiftungsratsmitglieder und Mitglieder weiterer Gremien der Vorsorgeeinrichtungen, die wir operativ verwalten, über unsere Vertragsparteien und die Vertragspartner der Vorsorgeeinrichtungen, die wir operativ verwalten sowie deren jeweiligen Vertretende, über Besucher und Besucherinnen unserer Website, über Teilnehmende an Schulungen und sonstigen Veranstaltungen und über weitere Stellen bzw. jeweils deren Kontaktpersonen und Mitarbeitenden (nachstehend auch "Sie"). In dieser Datenschutzerklärung informieren wir über diese Datenbearbeitungen. Zusätzlich zu der vorliegenden Datenschutzerklärung können wir Sie über die Bearbeitung Ihrer Daten separat informieren (z.B. bei Formularen oder Vertragsbedingungen).
Wenn Sie uns Daten über andere Personen (z.B. Familienmitglieder) bekanntgeben, gehen wir davon aus, dass Sie dazu befugt und diese Daten korrekt sind und Sie sichergestellt haben, dass diese Personen über diese Bekanntgabe informiert sind, soweit eine rechtliche Informationspflicht gilt (z.B. indem ihnen die vorliegende Datenschutzerklärung vorgängig zur Kenntnis gebracht wurde).

2. WER IST FÜR DIE BEARBEITUNG IHRER DATEN VERANTWORTLICH?

Für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Bearbeitungen ist datenschutzrechtlich verantwortlich:

Pico Vorsorge AG
Güterstrasse 133
4053 Basel
info@pico-vorsorge.ch

Es gibt Konstellationen, in denen wir gemeinsam mit Dritten für die Datenbearbeitung verantwortlich sind, weil wir gemeinsam mit diesen über die Ausgestaltung oder den Zweck der betreffenden Datenbearbeitung entscheiden. Dies ist insbesondere der Fall, wenn wir die operative Verwaltung von Vorsorgeeinrichtungen übernehmen und in diesem Zusammenhang Personendaten für die Zwecke der Erfüllung der beruflichen Vorsorge oder auch für andere Zwecke bearbeiten; in diesem Fall sind wir mit der jeweiligen Vorsorgeeinrichtung datenschutzrechtlich gemeinsam verantwortlich. Wenn Sie ein Destinatär der jeweiligen Vorsorgeeinrichtung sind, finden Sie deren Identität und Kontaktangaben im Vorsorgeausweis, in der Police oder Sie fragen bei Ihrem Arbeitgeber nach. Soweit hier nicht abschliessend geregelt, erhalten Sie weitere Informationen über diese Datenbearbeitungen in der Datenschutzerklärung der jeweiligen Vorsorgeeinrichtung und/oder dem jeweilig gültigen Leistungs-/respektive Vorsorgereglement.

3. ZU WELCHEN ZWECKEN BEARBEITEN WIR WELCHE IHRER DATEN?

Wenn Sie https://www.pico-vorsorge.ch/, unsere Dienstleistungen beziehen oder sonst mit uns zu tun haben, beschaffen und bearbeiten wir verschiedene Kategorien Ihrer Personendaten. Grundsätzlich können wir diese Daten insbesondere zu den folgenden Zwecken beschaffen und sonst bearbeiten:

  • Operative Verwaltung von Vorsorgeeinrichtungen und Verwaltung von Wertschriften und Liegenschaften: Wir beschaffen und bearbeiten Personendaten, um die Vorsorgeeinrichtungen operativ verwalten zu können. Unsere Dienstleistungen im Rahmen der Verwaltungstätigkeiten für Vorsorgeeinrichtungen können die Geschäftsführung (inkl. Schulung des Stiftungsrats und sonstiger Gremien), die Versichertenverwaltung (z.B. Ein- und Austritte von Versicherten), das Leistungswesen (z.B. Berechnung von Renten und Kapitalbezügen oder von Freizügigkeitsleistungen), das Rechnungswesen (wozu auch das Inkasso gehört) und auch die Archivierung umfassen. Zudem können wir für Vorsorgeeinrichtungen die Verwaltung ihrer Wertschriften und Liegenschaften übernehmen, wozu die Bewirtschaftung und Pflege von Liegenschaften, die Prüfung von Kaufangeboten und der Erwerb neuer Liegenschaften, die Übernahme der Bauherrenvertretung sowie die Abwicklung von Transaktionsgeschäften gehören kann. Wir übernehmen jedoch keine Verwaltung von Mietverhältnissen; dies führen die Vorsorgeeinrichtungen unabhängig von uns durch. Die konkreten Bearbeitungszwecke hängen davon ab, welche dieser Dienstleistungen die jeweilige Pensionskasse bei uns bezieht. Weitere Informationen zu diesen Datenbearbeitungen erhalten Sie in der Datenschutzerklärung der jeweiligen Pensionskasse.
  • Kommunikation: Wir beschaffen und bearbeiten Personendaten, um mit Ihnen sowie mit Dritten über E-Mail, Telefon, brieflich oder anderweitig zu kommunizieren (z.B. zur Beantwortung von Anfragen, im Rahmen einer Beratung und zur Vertragsanbahnung oder -abwicklung).Hierfür bearbeiten wir insb. Ihre Kommunikationsdaten, wie die Inhalte der Kommunikation, Ihre Kommentare auf unsere Blogbeiträge, Ihre Kontaktdaten sowie die Randdaten der Kommunikation. Dazu gehören auch Bild- und Audioaufzeichnungen von (Video)-Telefonaten, bspw. zu Qualitätssicherungszwecken. Im Falle einer Audio- oder Videoaufzeichnung weisen wir Sie gesondert darauf hin und es steht Ihnen frei uns mitzuteilen, falls Sie keine Aufzeichnung wünschen oder die Kommunikation zu beenden. Falls wir Ihre Identität feststellen müssen oder wollen, erheben wir zusätzliche Daten (z.B. eine Kopie eines Ausweises).

  • Abschluss, Verwaltung und Abwicklung von Verträgen: Wir beschaffen und bearbeiten Personendaten, damit wir mit Ihnen oder Ihrem Auftrags- oder Arbeitgeber Verträge abschliessen (unabhängig davon, ob Sie bzw. Ihr Auftrags- oder Arbeitgeber unser Kunde, Lieferant, Dienstleister oder anderes sind) und unsere daraus resultierenden vertraglichen Pflichten erfüllen können. Dazu gehören unter anderem die Datenbearbeitungen im Zusammenhang mit Schulungen und weiteren Beratungsdienstleistungen, Kundenbetreuung sowie auch für Bonitätsprüfungen und die Durchsetzung von Verträgen (Inkasso, Gerichtsverfahren etc.), für die Zwecke der Buchführung und zur öffentlichen Kommunikation.
    Hierfür bearbeiten wir in erster Linie Ihre Stammdaten (Name, Kontaktdaten, Kundenhistorie, Vollmachten, Einwilligungserklärungen, ihre Beziehung zu uns sowie Informationen über Dritte, wie Kontaktpersonen) und Ihre Vertragsdaten (Daten über vertragliche Leistungen und die Leistungserbringung, Angaben über Reaktionen und Ihre zur Zufriedenheit und Finanz- und Zahlungsinformationen, wozu auch Bonitätsdaten gehören) sowie alle weiteren Daten, welche Sie uns zur Verfügung stellen oder die wir von Dritten erheben (z.B. Referenzen).

  • Betrieb unserer Website: Um unsere Website sicher und stabil betreiben zu können, erheben wir technische Daten, wie z.B. IP-Adresse, Angaben über das Betriebssystem und Einstellungen Ihres Endgeräts, die Region und den Zeitpunkt und Art der Nutzung. Wir verwenden aber keine Cookies oder ähnliche Technologien.

  • Sicherheitszwecke sowie Zugangskontrollen: Wir beschaffen und bearbeiten Personendaten, um die angemessene Sicherheit unserer IT und unserer sonstigen Infrastruktur (z.B. Gebäude) zu gewährleisten und laufend zu verbessern. Hierzu gehören z.B. die Überwachung und die Kontrolle von elektronischen Zugriffen auf unsere IT-Systeme sowie von physischen Zugängen zu unseren Räumlichkeiten, Analysen und Tests unserer IT-Infrastrukturen, System- und Fehlerprüfungen und die Erstellung von Sicherheitskopien. Zu Dokumentations- und Sicherheitszwecken (präventiv und zur Aufklärung von Vorfällen) führen wir in Bezug auf unsere Räumlichkeiten auch Zutrittsprotokolle bzw. Besucherlisten und setzen Überwachungssysteme (z.B. Sicherheitskameras) ein. Auf Überwachungssysteme weisen wir Sie an den betreffenden Standorten durch entsprechende Schilder hin.

  • Einhaltung von Gesetzen, Weisungen und Empfehlungen von Behörden und interner Regularien ("Compliance"): Wir beschaffen und bearbeiten Personendaten zur Einhaltung der geltenden Gesetze (z.B. zur Bekämpfung der Geldwäscherei oder steuerrechtliche Pflichten), Selbstregulierungen, Zertifizierungen, Branchenstandards, unserer "Corporate Governance", sowie für interne als auch externe Untersuchungen (z.B. durch eine Strafverfolgungs- oder Aufsichtsbehörde oder eine beauftragte private Stelle).

  • Risikomanagement und Unternehmensführung: Wir beschaffen und bearbeiten Personendaten im Rahmen des Risikomanagements (z.B. zum Schutz vor deliktischen Aktivitäten) und unserer eigenen Unternehmensführung. Dies beinhaltet unter anderem unsere Betriebsorganisation (z.B. Ressourcenplanung) und Unternehmensentwicklung (z.B. An- und Verkauf von Betriebsteilen oder Unternehmen).

  • Stellenbewerbung: Wenn Sie sich bei uns für eine Stelle bewerben, beschaffen und bearbeiten wir die entsprechenden Daten zum Zweck der Prüfung der Bewerbung, der Durchführung des Bewerbungsverfahrens und bei erfolgreichen Bewerbungen für die Vorbereitung und den Abschluss eines entsprechenden Vertrags. Dazu bearbeiten wir neben Ihren Kontaktdaten und den Angaben aus der entsprechenden Kommunikation insbesondere auch die in Ihren Bewerbungsunterlagen enthaltenen Daten und die Daten, die wir zusätzlich über Sie beschaffen können, bspw. aus berufsbezogenen sozialen Netzwerken, dem Internet, den Medien und aus Referenzen, falls Sie einwilligen, dass wir Referenzen einholen.

  • Weitere Zwecke: Zu weiteren Zwecken gehören z.B. interne Schulungs- und Ausbildungszwecke, administrative Zwecke (z.B. die Buchhaltung) oder die Durchführung von Anlässen. Wir können zu Schulungs-, Beweis- und Qualitätssicherungszwecken Telefon- oder Videokonferenzen mithören oder aufzeichnen. In solchen Fällen, weisen wir Sie gesondert darauf hin (z.B. durch eine Anzeige während der betreffenden Videokonferenz) und es steht Ihnen frei uns mitzuteilen, falls Sie keine Aufzeichnung wünschen oder die Kommunikation zu beenden (falls Sie lediglich keine Aufzeichnung Ihres Bildes wünschen, stellen Sie bitte Ihre Kamera aus). Ausserdem können wir Personendaten für die Organisation, die Durchführung und die Nachbereitung von Anlässen bearbeiten, wie insbesondere Teilnehmerlisten, Inhalte von Referaten und Diskussionen, aber auch Bild- und Audioaufnahmen, die während diesen Anlässen erstellt werden. Auch die Wahrung weiterer berechtigter Interessen gehört zu den weiteren Zwecken, die sich nicht abschliessend nennen lassen.

4. WOHER STAMMEN DIE DATEN?

  • Von Ihnen: Viele der von uns bearbeiteten Daten geben Sie (oder Ihr Endgerät) uns selbst bekannt (z.B., wenn wir für Sie oder Ihren Arbeit- oder Auftraggeber Dienstleistungen erbringen, im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Website oder der Kommunikation mit uns).

  • Von Dritten: Wir können auch Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Betreibungsregister, Handelsregister, Medien oder dem Internet) entnehmen oder erhalten diese von (i) Behörden, (ii) Ihrem Arbeit- oder Auftraggeber, der mit uns entweder in einer geschäftlichen Beziehung steht oder anderweitig zu tun hat, (iii) der Pensionskasse, der Sie bzw. Ihr Arbeitgeber angeschlossen ist und für die wir die operative Verwaltung übernehmen sowie von (iii) sonstigen Dritten (z.B. Kreditauskunfteien, Adresshändler, Verbände, sonstige Vertragspartner). Dazu gehören insbesondere die Daten, die wir im Rahmen der operativen Verwaltung einer Pensionskasse oder bei der Anbahnung, dem Abschluss und der Abwicklung von Verträgen bearbeiten sowie Daten aus der Korrespondenz und Besprechungen mit Dritten, aber auch alle anderen Datenkategorien gemäss Ziff. 3.

5. WEM GEBEN WIR IHRE DATEN BEKANNT?

Im Zusammenhang mit den in Ziff. 3 aufgeführten Zwecken können wir Ihre Personendaten insbesondere an die folgenden Kategorien von Empfängern übermitteln:

  • Dienstleister: Wir arbeiten mit Dienstleistern im In- und Ausland zusammen, die (i) in unserem Auftrag (z.B. IT-Provider), (ii) in gemeinsamer Verantwortung mit uns oder (iii) in eigener Verantwortung Daten bearbeiten, die sie von uns erhalten oder für uns erhoben haben. Zu diesen Dienstleistern gehören z.B. IT-Provider, Banken, Versicherungen, Inkassofirmen, Wirtschaftsauskunfteien, Adressprüfer, Beratungsunternehmen oder Anwälte). Wir vereinbaren mit diesen Dritten in der Regel Verträge über die Nutzung und den Schutz der Personendaten.

  • Vorsorgeeinrichtungen und andere Vertragspartner: Gemeint sind zunächst Vorsorgeeinrichtungen, für welche wir die operative Verwaltung oder die Verwaltung der Wertschriften und Liegenschaften übernehmen. Andererseits sind damit aber auch andere Vertragspartner von uns gemeint, bei welchen sich eine Übermittlung Ihrer Daten aus dem Vertrag ergibt (z.B., weil Sie für einen Vertragspartner tätig sind oder er Leistungen für Sie erbringt). Zu dieser Kategorie von Empfängern gehören auch Vertragspartner, mit denen wir kooperieren. Die Empfänger bearbeiten die Daten grundsätzlich in eigener Verantwortlichkeit.

  • Behörden: Wir können Personendaten an Ämter, Gerichte und andere Behörden sowie an weitere Organe, welche das BVG vollziehen (z.B. der Sicherheitsfonds) im In- und Ausland weitergeben, wenn wir dazu rechtlich verpflichtet oder berechtigt sind oder dies zur Wahrung unserer Interessen als erforderlich erscheint. Diese Empfänger bearbeiten die Daten in eigener Verantwortlichkeit.

  • Weitere Personen: Gemeint sind andere Fälle, wo sich der Einbezug von Dritten aus den Zwecken gemäss Ziff. 3 ergibt. Das betrifft z.B. von Ihnen angegebene Lieferadressaten oder Zahlungsempfänger, Dritte im Rahmen von Vertretungsverhältnissen (z.B. Ihr Anwalt oder Ihre Bank) oder an Behörden- oder Gerichtsverfahren beteiligte Personen. Wenn wir mit Medien zusammenarbeiten und diesen Material übermitteln (z.B. Fotos), können Sie ebenfalls davon betroffen sein. Im Rahmen der Unternehmensentwicklung können wir Geschäfte, Betriebsteile, Vermögenswerte oder Unternehmen verkaufen oder erwerben oder Partnerschaften eingehen, was auch die Bekanntgabe von Daten (auch von Ihnen, z.B. als Kunde oder Lieferant oder als deren Vertreter) an die an diesen Transaktionen beteiligten Personen zur Folge haben kann. Im Rahmen der Kommunikation mit unseren Mitbewerbern, Branchenorganisationen, Verbänden und weiteren Gremien kann es ebenfalls zum Austausch von Daten kommen, die Sie betreffen.

Alle diese Kategorien von Empfängern können ihrerseits Dritte beiziehen, so dass Ihre Daten auch diesen zugänglich werden können. Die Bearbeitung durch bestimmte Dritte können wir beschränken (z.B. IT-Provider), jene anderer Dritter aber nicht (z.B. Behörden, Banken etc.).
Wir ermöglichen auch bestimmten Dritten, bei Anlässen von uns ihrerseits Personendaten von Ihnen auch in eigener Verantwortung zu erheben (z.B. Medienfotografen). Soweit wir nicht in entscheidender Weise an diesen Datenerhebungen beteiligt sind, sind diese Dritten alleine dafür verantwortlich. Bei Anliegen und zur Geltendmachung Ihrer Datenschutzrechte wenden Sie sich bitte direkt an diese Dritten.

6. GELANGEN IHRE PERSONENDATEN AUCH INS AUSLAND?

Wir bearbeiten und speichern Personendaten hauptsächlich in der Schweiz und im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR), im Ausnahmefall – beispielsweise über Unterauftragsbearbeiter unserer Dienstleister – aber potentiell in jedem Land der Welt.
Befindet sich ein Empfänger in einem Land ohne angemessenen Datenschutz, verpflichten wir den Empfänger vertraglich zur Einhaltung eines ausreichenden Datenschutzniveaus (dazu verwenden wir die revidierten Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, die hier: https://eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj? abrufbar sind; inklusive den für die Schweiz notwendigen Ergänzungen), soweit er nicht bereits einem gesetzlich anerkannten Regelwerk zur Sicherstellung des Datenschutzes unterliegt und wir uns nicht auf eine Ausnahmebestimmung stützen können. Eine Ausnahme kann namentlich bei Rechtsverfahren im Ausland gelten, aber auch in Fällen überwiegender öffentlicher Interessen, wenn die Abwicklung eines Vertrags, der in Ihrem Interesse ist, eine solche Bekanntgabe erfordert (z.B., wenn wir Daten an unsere Korrespondenzkanzleien bekanntgeben), wenn Sie eingewilligt haben, oder die Einholung Ihrer Einwilligung innerhalb angemessener Frist nicht möglich ist und die Bekanntgabe notwendig ist, um Ihr Leben oder Ihre körperliche Unversehrtheit oder diejenige eines Dritten zu schützen, oder wenn es sich um von Ihnen allgemein zugänglich gemachte Daten handelt, deren Bearbeitung Sie nicht widersprochen haben.

7. WELCHE RECHTE HABEN SIE?

Sie haben im Zusammenhang mit unserer Datenbearbeitung gewisse Rechte. Sie können nach anwendbarem Recht insbesondere Auskunft über die Bearbeitung Ihrer Personendaten verlangen, unrichtige Personendaten korrigieren lassen, die Löschung von Personendaten verlangen, Widerspruch gegen eine Datenbearbeitung erheben, die Herausgabe bestimmter Personendaten in einem gängigen elektronischen Format oder ihre Übertragung an andere Verantwortliche verlangen.

Wenn Sie uns gegenüber Ihre Rechte ausüben wollen, wenden Sie sich an uns; unsere Kontaktangaben finden Sie in Ziff.2. Damit wir einen Missbrauch ausschliessen können, müssen wir Sie identifizieren (z.B. mit einer Ausweiskopie, falls nötig).

Bitte beachten Sie, dass für diese Rechte Voraussetzungen, Ausnahmen oder Einschränkungen gelten (z.B. zum Schutz von Dritten oder von Geschäftsgeheimnissen).

8. WIE BEARBEITEN WIR PERSONENDATEN AUF UNSEREN SEITEN IN SOZIALEN NETZWERKEN? 

Wir betreiben auf sozialen Netzwerken und anderen von Dritten betriebenen Plattformen Seiten und sonstige Online-Präsenzen und bearbeiten in diesem Zusammenhang Daten über Sie. Dabei erhalten wir Daten von Ihnen (z.B., wenn Sie mit uns kommunizieren oder unsere Inhalte kommentieren) und von den Plattformen (z.B. Statistiken). Die Anbieter der Plattformen können Ihre Nutzung analysieren und diese Daten zusammen mit anderen Daten, die ihnen über Sie vorliegen, bearbeiten. Sie bearbeiten diese Daten auch für ihre eigenen Zwecke (z.B. Marketing- und Marktforschungszwecke und zur Verwaltung ihrer Plattformen), und handeln zu diesem Zweck als eigene Verantwortliche. Weitere Informationen zur Bearbeitung durch die Plattformbetreiber entnehmen Sie bitte den Datenschutzerklärungen der jeweiligen Plattformen.

Wir nutzen derzeit die folgenden Plattformen, wobei die Identität und Kontaktdaten des Plattformbetreibers jeweils in der Datenschutzerklärung abrufbar sind:

Wir sind berechtigt, aber nicht verpflichtet, Fremdinhalte vor oder nach ihrer Veröffentlichung auf unseren Online-Präsenzen zu überprüfen, Inhalte ohne Ankündigung zu löschen und sie gegebenenfalls dem Anbieter der betreffenden Plattform zu melden.

Einige der Plattformbetreiber befinden sich möglicherweise ausserhalb des Schweiz. Informationen zur Datenbekanntgabe ins Ausland finden Sie unter Ziff. 6.

9. KANN DIESE DATENSCHUTZERKLÄRUNG GEÄNDERT WERDEN?

Diese Datenschutzerklärung ist nicht Bestandteil eines Vertrags mit Ihnen. Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen. Die auf dieser Website veröffentlichte Version ist die jeweils aktuelle Fassung.